Presentacion realizada en clase el dia 3/12/10

Correo Electrónico

Uno de los servicios más usados de Internet es el correo electrónico. Con este servicio es importante atender a unas cuestiones de forma y formato a la hora de maquetar y estructurar el mensaje, y enviar la información de contacto. También hay que tener en cuenta cuestiones acerca de la redacción y forma del texto, para no resultar molesto o maleducado, sobre todo en e-mails no personales. Y por último es necesario conocer los malos usos del correo que afectan al funcionamiento de la red, provocando colapsos, infecciones víricas y otros problemas de seguridad.

Descubre más adelante cómo usar de forma más "elegante" tu correo, recuerda que cuando escribes a un e-mail de una empresa, organización o web, estás escribiendo a una persona que merece respeto.

Cuestiones técnicas y de formato:

1. Identifícate a través de su nombre o un apodo reconocible, con su correo electrónico para poder recibir respuesta. Esto se consigue realizando un registro correcto y completo en el webmail, o configurando correctamente el correo POP o el webmail.
2. Escribe siempre un asunto (subject) claro y explicativo del contenido del mensaje, esto sirve para identificar el correo, archivarlo y buscarlo siempre que sea necesario. Al contestar un mensaje puedes mantener el asunto con el acrónimo "RE:" delante, o cambiarlo, que es recomendable cuando no se tratan los mismos temas que en el mensaje original.
3. Usa indicadores de prioridad para destacar mensajes importantes, pero no abuses de ellos.
4. No pidas confirmación automática de recepción o lectura, esto pone en un compromiso al receptor del mensaje. De igual forma puedes utilizar herramientas de autorrespuesta cuando te vas de vacaciones o has cambiado de dirección, para avisar al usuario que te escriba de estas incidencias, pero no abuses de esta herramienta con mensajes obvios.
5. Ten cuidado con los archivos adjuntos, no adjuntes archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar la persona a la que se lo envíes. Comunica previamente a esta persona que le vas a mandar un mail con archivos adjuntos.
6. Utiliza adecuadamente las opciones de envío del correo (Para, CC, CCO...)

Cuestiones de redacción y forma en el mensaje:

1. El mensaje debe ser corto, claro y sencillo. No cometas faltas de ortografía, controla la puntuación y no escribas en lenguaje "SMS".
2. Utiliza formatos sencillos, piensa en el e-mail más como en una carta que como una web, no son recomendables los mails en html, ni con la utilización de muchos formatos de colores de fondo, letra, subrayados, imágenes, etc. Utiliza estas herramientas para mejorar tu mensaje, no para decorarlo, porque puede llegar a su destino hecho un desastre ilegible.
3. No utilices smileys, dibujitos ni acrónimos. Generan confusión. Lógicamente pueden resultar apropiados en algunos contextos, pero no abuses.
4. Controla el uso de mayúsculas y minúsculas. Escribe correctamente, el uso de textos en mayúsculas es confuso, y el de frases en mayúsculas equivale a gritar. Esto puedes tenerlo encuenta para todo lo que escribas. Si quieres destacar algo usa subrayados o negritas, nunca mayúsculas.
5. El saludo en un e-mail debe ser como en una carta normal. Si es un e-mail coloquial o personal utiliza formas coloquiales como "Hola Fulanito" o "Querido Menganito". Cuando escribas e-mails formales o profesionales y conozcas al destinatario tratale con respeto "Estimado señor Fulanito" o "Estimado Menganito Pérez". Si desconoces a la persona a la que envías el correo utiliza fórmulas clásicas "Muy Sr. Mío" o "Estimado amigo". Si no estás seguro utiliza siempre un saludo formal.
6. Firma al final del mensaje. Incluye tu nombre, e-mail, página web y/o cargo y empresa. Trata de que no sea muy largo. Algunos sistemas permiten incluir una imagen de tu firma, pero esto no es recomendable por la segunda norma que ya hemos comentado.

Acerca de los malos usos del e-mail:

1. No reenvíes cartas encadenadas. Reenviar este tipo de correos satura la red y molesta a los receptores. Si consideras que has recibido un mail reenviado divertido reenvialo sólo a las personas que puedan estar interesadas.
2. No hagas Spam, enviar mensajes no solicitados, ya sean publicitarios o cartas encadenadas, además de molestar satura los servidores y empeora el servicio.
3. Debes ser agradecido y educado en los mensajes.
4. Contesta los e-mails sin perder el hilo del mensaje, si es necesario utiliza puntos o señales que identifiquen claramente a que parte del mensaje estás respondiendo.
5. No difundas rumores ni bulos. Antes de enviar un correo con una información asegúrate de que dicha información sea cierta.